社用車の経費管理について解説

コスト削減経費

oPPice編集部

社用車経費精算の全体概要

法人名義の社用車は基本的に経費計上が可能です。車両代・諸費用などの購入費用から、ガソリン代・車検代など維持費用まで、社用車に関するさまざまな費用を経費として計上することができます。

社用車経費の基本構成

車両代、各種税金、保険料、ガソリン代、駐車場代、車検整備費用、消耗品・備品など、経費計上できる項目は多岐にわたります。但し、車両の購入方法により勘定科目が異なるため、どのような項目が経費にできるかをチェックしておくとよいでしょう。

固定費用と変動費用の区分

社用車に関する経費処理をスムーズに行うためにも、固定費用と変動費用を区分することが大切です。

固定費用は「リース料」や「減価償却費」など会社の売上に関わらず一定に掛かる経費です。それに対して変動費用は「燃料費」など会社の売上に応じて費用が変わる経費を指します。

経費を固定費と変動費に振り分けることで、社用車に関する支出を適切に管理することができるのです。

経費管理の重要性

社用車に関する経費を少しでも多く経費計上することができれば、節税効果を高めることになります。但し、経費として認められないものまで申告してしまうと、税務調査により「脱税」としてペナルティが科せられる可能性があるため、適切な経費管理を行わなければなりません。

購入とリースのコスト管理

社用車の準備方法で、車両購入とリース契約では経費計上の処理方法や勘定科目が異なります。得られるメリットも変わってくるため、事業に合わせて購入かリースかを選択するようにしましょう。

車両購入コストの計算

車両購入の場合、車両代、各種税金、自賠責保険、登録諸費用など初期費用を準備しなければなりません。また、購入後は所有者に課税される自動車税や自動車重量税の支払いが必要になり、ガソリン代、自動車保険料、定期的な点検・車検や修理代など社用車を維持する上で必要な費用が都度発生します。

リース契約とそのコスト

リース契約は車両購入とは異なり、初期費用を準備する必要がなく、契約後は毎月定額の支払いで車両を使用することができます。

リース料金には契約期間中の各種税金や自賠責保険料も含まれており、点検・車検、消耗品交換が付帯するメンテナンスプランもあるため、一度に大きな費用を準備する必要がありません。

但し、リース契約は基本的に中途解約ができないため、契約期間の途中で解約すると違約金が発生することがあります。

購入とリースの経済性比較

社用車の準備方法は、購入とリースにより必要なコストが変わってくるため、上記に記載している「車両購入コストの計算」「リース契約とそのコスト」を確認した上で比較検討するようにしましょう。

燃料費と運用コスト

社用車の燃料費は全額経費として計上することができます。社用車を保有する企業にとって燃料費が占めるコストはとても大きなものになるため、コスト削減のためにも燃料費を適切に管理することが重要です。

燃料費の追跡と管理

業務外の走行や、無駄な給油が行われていないかを把握するためにも、社用車の給油量や移動距離など燃料の使用用途について追跡し、燃料費を適切に管理しておきましょう。

燃費効率とコスト削減

社用車の燃費効率を上げることはコスト削減に繋がります。燃費効率の向上には、社用車の定期的なメンテナンスや消耗品の交換、運転者によるエコドライブを実施することが大切です。

電気自動車（EV）の燃料コスト

燃料コストを抑えるのに有効なのが社用車を電気自動車にすることです。燃料コストは電力会社や契約プランにより電気料金が異なりますが、ガソリン車と比較して半額以下になることもあります。

また、電気自動車は車両代がガソリン車に比べて比較的高額にはなりますが、国や自治体から補助金が交付されることもあるため、購入費用が抑えられる可能性があります。

維持・運用に関わる経費の精算

社用車は購入費用だけではなく、税金や保険料など車両の維持・運用に関する費用も経費として計上することができます。適切なコスト管理を行うためにも、社用車の経費を精算して内容を把握しておきましょう。

保守・メンテナンスコストの管理

社用車を安全に使用するためには、定期的なメンテナンスを行わなければなりません。消耗品の交換や故障個所の修理など、社用車の安全を維持するために様々な費用が発生します。

定期的なメンテナンス費用

自動車の使用者は「道路運送車両法」により、定期的な点検を受ける義務があります。自家用自動車の場合、法定点検は12ヶ月毎で車検は24ヶ月毎に受けなければなりません。点検・車検の料金は消耗品の交換や整備内容によって異なりますが、基本的な料金が各自動車会社で定められているため、コスト管理は行いやすいと言えるでしょう。

予期せぬ修理とメンテナンス計画の重要性

自動車は使用により劣化していくため予期せぬ修理が発生することもあります。修理内容によっては費用が高額になることもあるため、定期的なメンテナンスで予防することが重要です。

また、予期せぬ修理の場合、修理費用の目途がつかないため「修繕費」として予算を確保しておくとよいでしょう。

保険料と税金の計算

社用車の保険は加入が義務付けられている「自賠責保険」と補償範囲を広げる「任意保険」に加入するのが一般的です。税金は1年ごとに課税される「自動車税」と車検毎に課税される「重量税」を納税しなければなりません。保険料と税金は支払う金額が事前に把握できるため、年間に必要な経費を明確にすることができます。

保険料の精算と最適化

任意保険は補償範囲の変更や、保有台数によるフリート契約の割引などにより保険料を抑えることができます。そのため、社用車の増減がある時や更新時には、契約内容を見直すようにして保険料の最適化を図りましょう。

自動車税と重量税

自動車税は毎年4月1日の所有者もしくは使用者に対して納付義務が発生する地方税です。重量税は車両の重量、用途・区分、経過年数に応じて税額が異なる国税で、年間の税金は新車登録時か車検時に数年分まとめて納付するのが一般的です。

どちらの税金も、排ガス性能と燃費性能に優れた自動車であれば、性能に応じて税額の軽減措置が適用されることがあります。

税金の計算方法と期限

自動車税の税額は車両の用途・排気量により定められており、年額は国土交通省のHPに最新の税額表が記載されています。
自動車税は基本的に4月1日の所有者もしくは使用者に対して課税され、支払い期限は原則5月31日となります。

また、年度の途中で車両を購入した場合は、年額に対して翌年3月までの税金を月割りで納付するようになります。反対に売却や譲渡などで車両を手放したときには月割り金額が還付されます。但し、軽自動車は4月1日の課税義務のみで、月割りによる支払いや還付はありません。

駐車場料金とその他の経費

社用車を保有すると、駐車するためのスペースを確保しなければなりません。月極駐車場やコインパーキングなど、社用車の利用に関する駐車場料金は経費計上することができます。他にも「ガソリン代」「洗車代」「ETC料金」など、社用車を業務で使用する上で必要な費用は経費計上することができます。

駐車場料金の管理

社用車で利用する駐車場料金は、毎月定額支払いの月極駐車場と、一時的に利用する時間貸しの駐車場では経費処理の勘定科目が異なります。適切な経費精算を行うためにも、駐車場料金を目的別に使い分け、正しい勘定科目で管理しなければなりません。

その他の付随する経費

ガソリン代やETC料金など、業務使用する上で必要な費用や、洗車代やスタッドレスタイヤなどの付随する備品についても経費計上することができます。

経費精算における正確性

社用車に関する費用の多くは経費として計上できるため、どのようなものが経費になるかを予め確認しておきましょう。また、正確な経費精算のためにも「何のために支払ったのか」が分かるように、目的と理由を明確にしておくことが重要になります。

減価償却費とその計算

社用車を購入すると車両は会社の固定資産になるため、資産の取得額を定められた耐用年数に応じて経費化していきます。減価償却には２つの計算方法があり、状況に応じて適切に計算することが大切です。減価償却は算出した金額を毎年経費化するため、税務上の優遇を得ることもできるのです。

減価償却の基本原則

減価償却とは、購入により取得した資産に対して一定額以上の価値を持つものについては、複数年にわたり取得価格を配分して費用計上することです。社用車などの使用年数が1年を超える固定資産は、時間と共に価値が減少するため減価償却により費用計上ができるのです。

減価償却費の計算方法

社用車の減価償却には一般的に「定額法」と「定率法」の２つの計算方法が用いられます。

【定額法】
資産の耐用年数に応じて、毎年の償却額を均等に計上する計算方法が「定額法」です。
定額法は「減価償却費 = 社用車の取得価額 × 定額法の償却率」で償却額を求めることができます。

【定率法】
・定率法は資産の残存価格に対して、毎年一定の割合で償却額が減少する計算方法が「定率法」です。
・定率法は「減価償却費 = 社用車の未償却残高 × 定率法の償却率」で償却額を求めることができます。

耐用年数と残存価値

減価償却では対象となる資産の使用可能期間に応じて価値を計算し、費用計上しなければなりません。

しかし、資産の使用可能期間を個別に判別することは難しいため、法律により資産の耐用年数が定められています。

全ての固定資産が耐用年数を過ぎたら無価値になるわけではなく、残る資産価値は残存価値として残り、事業で使用している資産の存在を示します。

減価償却と税効果

社用車は、減価償却により取得にかかった費用を、耐用年数に応じて経費として計上します。

経費が増えることで会社の利益が減額されるため、利益に対して税率を算出する法人税の金額が少なくなり節税効果が期待できるのです。

減価償却の会計処理

一般的に減価償却の会計処理をする際は、事業年度の決算期に償却額を計算します。

法人の場合、原則として定率法での償却になりますが、事業年度開始の前日までに納税地の所轄税務署長に申請することで定額法も選択可能になります。
参考：国税庁HP

会計基準における減価償却

会計基準の原則の一つに、同一期間内の会計において収益に対応する費用を計上することが規定されている「費用収益対応の原則」があります。「費用収益対応の原則」では、事業で得た収益により、社用車が長期間にわたって収益を生み出す設備投資と考えることができるため、減価償却費など社用車に関する経費は期間損益に基づいて計上することが求められます。

財務報告と減価償却

減価償却費は財務報告である決算書に記載しなければなりません。
減価償却費の仕訳には「直接法」と「間接法」が用いられます。直接法は固定資産の取得金額から減価償却額を直接差し引く方法です。それに対して間接法は取得金額を直接減らすのではなく、今までの減価償却累計額を記載して間接的に差し引く方法になります。

減価償却の影響分析

社用車などの固定資産は長期にわたって使用するため、事業の収益に貢献することになります。固定資産への投資が、事業収益にどのような影響をもたらしたのかを分析するためにも減価償却を行い資産価値を正しく評価することが大切です。

経費管理における減価償却の役割

経費管理する上で減価償却は事業損益の把握に役立ちます。得られた収益に対して、かかった費用を正しく経費計上することで、適正な損益計算が行えます。

また、資産が生み出す収益と費用のバランスを保つためにも、減価償却は重要な役割を果たすのです。

経費予算と減価償却の考慮

事業におけるコスト管理は収益の増大化につながるため、運営コストを算出して経費予算を立てる必要があります。特に社用車の導入した初年度は、社用車に関する経費が大きくなる可能性があるため、減価償却費を考慮した予算立てが必要になるでしょう。

減価償却の戦略的管理

減価償却は他の経費と同様に費用として計上しますが、支出を先に済ませて後から費用を計上する特性があります。減価償却の特性を理解し、経費を戦略的に管理することで、法人税の節税や財務状況の把握などメリットが発生します。