社内向け事故報告書の書き方や作成時のポイントを解説

oPPice編集部

特に社用車による事故では、社内向けの報告書をはじめ、保険会社への状況報告書、警察への証明書申請など、複数の書類作成が求められます。これらの書類は、事故の状況把握や原因分析に役立つだけでなく、法的手続きや保険請求の基礎資料としても重要な役割を果たすのです。

この記事では、事故報告書の意義と作成のポイントについて詳細に解説します。

事故報告書とは？

社用車で事故を起こすと、社内向けの事故報告書や保険会社への事故発生状況報告書、警察への交通事故証明書など、さまざまな書類の提出が必要になります。一つ一つ説明していきます。

社内向けに書く「事故報告書」

交通事故報告書は、従業員が業務中や移動中に交通事故を起こした場合に、その詳細を社内に報告するための書類です。この報告書によって事故の状況や原因が明確になり、保険請求や法的手続きの際に役立てられます。

また、事故の分析を通じて、同様の事故を未然に防ぐための再発防止策も検討されます。特に、緑ナンバーの車両の場合には、自動車事故報告規則に従い、30日以内に国土交通大臣に報告をしなければならない規定があります。重大な事故の場合には、24時間以内に第一報として報告する義務が生じることもあります。

一方、白ナンバーの車両に関しては、法律上の報告義務はありませんが、企業内で自動車事故報告書を作成し、安全運転に活かすことが推奨されます。報告書により、起きた事故の分析だけでなく、将来的な事故の防止策を構築するためにも重要な役割を担います。

保険会社へ提出する「事故発生状況報告書」

事故発生状況報告書は、交通事故の詳細を記録し、保険金の請求時に保険会社や関連機関に提出する書類です。作成するのは、事故の被害者側であり、賠償を請求する際に必須の手続きとなります。

この報告書には、事故の発生日時や場所、当事者の情報、現場状況や事故の進行経緯などを詳しく記載します。過失割合を判断する基準となるため、事実を正確に反映させる必要があります。

テンプレートは、保険会社に問い合わせるか、自治体のウェブサイトからダウンロードすることも可能です。報告書の作成は、保険金請求のスムーズな進行を助け、事故処理の過程を円滑にするため必要です。曖昧さを避け、記述の正確さを心掛けましょう。

警察へ提出する「交通事故証明書」

交通事故証明書は、交通事故の事実を公式に証明するための書類です。フォーマットは警察に事故の届けをした後、各都道府県の自動車安全運転センターに申請することで入手できます。ゆうちょ銀行や郵便局を通じて行うこともでき、さらに自動車安全運転センターの公式ウェブサイトからも申請が可能です。

この書類には、事故が発生した日時、場所、関与した人物などの基本的な情報が記載されています。しかし、事故現場の詳細な状況や過失割合の判断に必要な情報は含まれていません。これにより、事故に関与したことを証明する資料として、保険請求や法的手続きの基礎となる役割を果たします。

交通事故証明書は、警察に事故の届出をすることで発行され、交通事故の事実を公的に記録します。必要に応じて関係者間で共有され、信頼性の高い情報源として利用されます。

社内向け「事故報告書」の書き方

社内向けの事故報告書の書き方について、必要事項を記載する手順を説明します。

事故の発生日時・場所・天候

事故報告書を作成する際には、事故の正確な発生日時と場所を詳細に記載することが重要です。

特に、日時は年月日と時間を記載し、場所については住所や交差点名、道路名（〇〇通り）、道路番号（国道〇号線）などを詳しく書きましょう。加えて、事故現場の特定が難しい場合には、周辺の目印となる建物なども明記すると良いでしょう。道路状況は気象条件によって大きく変わるため、その時の天候も記録しておくことが求められます。

事故の様子を明瞭に説明するためには、時系列での出来事も整理して記入します。たとえば、「事故当日は出社後に整備点検を行い、その後出発した」というように、具体的な行動を記述します。そして、事故が発生した際には、「救急の手配や警察への連絡」のような対応を行ったかどうかも記載します。

事故の原因については明確であれば書き、原因が特定できない場合は「調査中」と記載し、原因が特定された後に記載しましょう。また、原因が複数ある場合は、1つ1つ具体的に記載します。地図などを用いて事故現場を視覚的に整理することで、事故の状況をより理解しやすくすることができます。

事故の内容

次に、事故の具体的な内容を明確に書き出します。ドライブレコーダーの映像、同乗者や目撃者から得た第三者の証言を参考にし、整理するのが良い方法です。必要であれば、事故付近の防犯カメラで映像確認も行い、事故が発生するまでの流れを整理しましょう。これによって、事故原因の分析がしやすくなります。

「見通しの悪い交差点の出会い頭に車同士で衝突した」、「駐車場でバックしている時に柱に衝突してしまった」、「赤信号で停車中に後方から走ってきた自転車がサイドミラーに接触した」と具体的な記述をするようにしましょう。また、自分がドライバーだったのか、それとも同乗者だったのかも記載し、自身の立場を明確にしてください。

被害状況

被害状況の詳細についても記載しましょう。たとえば、事故による物損の程度や詳細な情報、負傷者の有無と人数については明確に記入する必要があります。また、負傷者が実際に発生した場合には、その状況を詳しく説明することが求められます。保険請求や法的手続きを円滑に進めるためには、これらの情報が重要です。

また、物損や治療費に関する正確な金額が判明している場合はそれも明記しましょう。このような詳細な記載は、保険会社や関係各所によるスムーズな対応を導きます。

物損事故

物損事故による車両の損傷状況は、できるだけ詳細に記録する必要があります。フロントバンパーのへこみやサイドミラーの破損、ボディの傷など、損傷箇所とその程度を具体的に記載しましょう。また、ガードレールや街灯などの公共物に対する破損状況も重要な情報となります。修理費用の見積もりや実費についても、判明している範囲で明記します。

書き方の例
たとえば、「社用車で駐車場内での他の車両との接触により物損事故が発生し、左側前方バンパーに目立つ凹みができました。凹みのサイズは直径約10センチメートルで、塗装部分にも軽い擦り傷ができています。修理業者の費用見積もりでは約10万円になる見込みです。」のような書き方となります。

人身事故

身事故の場合は、負傷者に関する情報を正確に記録します。当事者の氏名や年齢といった基本情報に加え、具体的な負傷箇所と症状、治療内容を明らかにします。また、救急搬送の有無や、入院・通院といった治療状況も漏らさず記載しましょう。治療費用については、実額が確定していなくても、現時点での概算を記しておくことをおすすめします。

書き方の例
「社用車で人身事故が発生しました。負傷者は歩行者のAさんで、横断歩道を渡っている際に接触しました。Aさんは右足首を強く捻挫し、右肘に擦り傷を負いました。現場で応急処置を行った後、救急車でB病院に搬送されました。

病院での診断結果によると、右足首の捻挫は重度で、靭帯の部分断裂が認められました。また、右肘の擦り傷は比較的軽症ですが、消毒と包帯による処置が必要とされました。

Aさんは約2週間の入院が必要とのことです。その後、通院によるリハビリテーションが4週間程度必要になると予想されています。治療費用については、現時点での概算で入院費を含め約50万円と見積もられていますが、リハビリテーションの期間や内容によっては、金額が変動する可能性があります。」のように書きます。

事故の原因

事故の原因を明確に特定し詳細に報告することが、従業員と企業にとって大切です。

たとえば、運転中に前方に気を取られ、左右や後方の安全確認を怠ったことが事故につながるケースがあります。また、打ち合わせの時刻に間に合うためにスピードを上げたり、赤信号を無視したりすることも危険要素の一つです。事故の前後の状況についても具体的に記述することで、事故発生の背景をより鮮明に理解できるでしょう。

複数の原因が絡まり合うことも多いため、各要因を順序立てて記載する必要があります。たとえば、体調が悪い中での運転、注意不足によるバックミラーでの確認漏れ、そして実際の接触事故といった一連の流れを詳細に報告することが重要です。

事故報告書は、こうした原因分析を行うことで、同じ過ちを繰り返さないための重要な情報源となります。したがって、分かりやすくまとめることが不可欠です。

今後の対応

まず、事故に対する反省点を明確にすることが重要です。

事故が発生した背景には、「疲労による集中力の欠如で、運転への注意力が低下していた」や「自身の運転技術が不足していたため、適切な対応ができなかった」といった具体的な原因が考えられます。こうした反省をもとに、事故がどのように発生したのかを丁寧に分析し、今後の再発防止に役立てる記録資料を作成します。

今後の対応については、発生した事故への対応策や解決方法についてまとめることが求められます。事故の影響を受けた従業員が治療中の場合や、相手との示談交渉を行っている場合には、その進捗についても詳しく記載することが必要です。また、事故がまだ完全に解決していない場合についても同様です。

再発防止策

事故の内容を振り返り、再発を防ぐための具体策を考えましょう。たとえば、時間に追われ焦った結果、事故が発生したという事例では、打ち合わせのスケジュールの前後に15分の余裕を持たせることが有効でしょう。これは、目的地への到着を予定の15分前に確実に組み込むことで、時間的プレッシャーを軽減するための方策です。

運転においても、本質的な対策を講じることが求められます。たとえば、横断歩道の手前で声を出しての指差し確認を行うことや、右左折時に歩行者や自転車の動きをしっかり確認することがあげられます。単に「安全運転を心がける」という漠然とした方針ではなく、具体的な行動を示すようにします。

また、車両のメンテナンスや設備の見直しなど、車両管理部分の改善も重要な対策として無視できません。

社内向けの「事故報告書」作成時のポイント

事故報告書は、発生後迅速に作成・提出し、客観的な事実を時系列に沿って記述し、原因が不明な場合は「調査中」と明記することが重要です。それぞれのポイントについて説明します。

事故発生後、迅速に作成・提出する

交通事故が発生した場合は、迅速に事故報告書を作成し提出することが重要です。時間が経つと、記憶が曖昧になり、正確な情報を思い出すことが難しくなる可能性があります。

また、証拠が失われる可能性も高まるため、状況を明確に記録することが求められます。適切な保険手続きや相手への補償、車両の修理をスムーズに進めるためにも、スマホで被害状況を撮影し、詳細をメモしておくことが役立ちます。

具体的な対応が決まっていない場合でも、それを報告書に記載しておけば問題ありません。重要なのは、事故発生の事実と正確な情報を速やかに伝えることです。事故直後の迅速な対応が、その後の手続きを円滑に進めることにつながるでしょう。

事実を客観的に記述する

事故報告書を作成する際は、事実を客観的に記述することが重要です。誰もが容易に理解でき、納得できる内容になるよう心掛けましょう。主観的な解釈や責任転嫁に見える表現は避け、具体的な状況を示すことが求められます。

たとえば、「相手の車が一時停止線を無視したため、優先道路を走っていた私の車と接触した」というように、具体的な事実を示すとよいでしょう。また、目撃者の証言やドライブレコーダーの映像、現場の写真などを併用し、報告内容の信頼性を高めることをおすすめします。事故の原因や発生状況を正確に伝えるためには、証拠資料を活用しながら客観的に文章をまとめることが不可欠です。

時系列に沿って記述する

事故報告書には、事故の発生状況を時系列に沿って記述しましょう。これにより、第三者が事故の根本的な原因を理解しやすくなり、また事故防止策の立案にも役立ちます。時系列を無視して記述すると、情報が錯乱し、事故の真の原因が見えにくくなる恐れがあります。

報告書は、どのような事故が発生し、どのような対策が必要かを伝える役割を持っています。そのため、たとえ内容が懲罰を伴うものであっても、事実を正確に記載する責任があります。これにより、企業全体での反省点が明確になり、再発防止に繋がるのです。

原因不明の場合は「調査中」と記述する

事故報告書を作成する際には、事故の原因を明確に記載することが求められますが、原因が特定できない場合もあります。そのようなときには、無理に推測で記述するのではなく、「調査中」と明記することで、今後の手続きや対応が円滑に進むでしょう。この表現であれば、誤解や混乱を避けることができます。

報告書は事実に基づいて作成されるべきものであり、憶測で書いた情報はかえって信頼性を損なう可能性があります。したがって、何が原因であったかが不明な場合は、無理に記述せず現段階での状況を正直に示すことが重要です。

まとめ

発生した事故の詳細を正確に記録し、関係者間で共有するための重要な文書である、事故報告書について解説しました。

作成にあたっては、事実に基づく客観的な記述と時系列での整理が求められます。また、迅速な提出により、その後の対応をスムーズに進められるよう心がけましょう。事故の状況や原因を明確にすることで、適切な再発防止策を講じることができ、企業全体の安全意識向上にもつながります。

報告書は単なる事後処理資料ではなく、企業の安全を守るための重要なツールです。

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