社用車契約の基礎と流れ

基本的な流れについてしっかりと理解し、後から後悔しない購入に結び付けましょう。

契約開始の前提条件

社用車を契約するために必要な資格と準備、予算計画について説明します。

法人としての資格要件

自動車を社用車として購入するには、法人としての登記をしていなければなりません。法人格を持つ会社や団体であることを証明する必要があります。

必要書類の準備

購入する車が普通車か軽自動車かによって、準備する書類が変わります。

普通車の場合に必要な書類は以下の3つです。

• ①代表者の実印ないしは認印：契約書に押印する。
• ②印鑑証明書：印鑑の真正性を証明するために提出する。発行後3ヶ月以内を求められることが多い。
• ③自動車保管場所証明書：いわゆる車庫証明。車を保管する場所を証明する。発行後1ヶ月以内を求められることが多い。

軽自動車の場合に必要な書類は以下になります。

• ①「代表者の実印」または「署名」：契約書に押印または署名する。
• ②「商業登記簿謄本 (または抄本)」、「登記事項証明書」、「印鑑証明書」の3点の中のいずれかひとつ：法人の登記内容や印鑑の確認のために提出する。

予算計画と契約期間

購入時にかかる「本体」「登録」に加え、「各種税金」「保険」「車検」「ガソリン」「駐車場」など維持にも費用が掛かります。保有している間は様々な費用がかかりますので、契約期間に応じて予算の計画を立てる必要があります。

契約書類とインボイスの管理

契約に関する書類と、2023年10月からスタートしたインボイス(適格請求書)について説明します。

契約書の内容と条項

契約書は、販売店との取引に関する約束事項を書面にしたものです。購入する車の種類や金額、支払い時期などを記載します。口頭での約束はトラブルのもとになるので、必ず契約書の内容を確認の上、サインするようにしましょう。

支払いスケジュールと条件

支払いのタイミングは「現金一括」と「ローン」の場合で異なります。

• ・現金一括：諸費用を契約時に支払い、残金を納車数日前に振込みをお願いされるケースが多い。
• ・ローン：頭金の支払いを契約時にするケースが多い。また、諸費用の合計額が頭金になることが多い。

社用車リース契約の特徴

カーリースとは契約する一定期間、定額で乗ることができるサービスのことです。

リース契約の種類と選択

リースの契約方式には「オープンエンド」と「クローズドエンド」があります。

「オープンエンド」は月々の支払額が安くなりますが、契約満了時にあらかじめ設定した残価と実際の下取り価格に差額が生じた場合、残価精算が発生する可能性があります。

「クローズドエンド」は月々の支払額が高くなりますが、契約満了時に残価精算が発生しません。

リース期間と支払い条件

リースの契約期間は数ヵ月から数年までと様々です。短期契約は利用期間が明確な時には便利ですが、取扱車種は中古車がメインです。長期契約は好きな新車に長く乗れますが、通常は中途解約や契約内容の変更ができないことが多くなっています。

次に支払い条件です。支払い方法は銀行の口座振替が一般的ですが、一部のリース会社ではクレジットカードでの支払いが可能です。ただし、クレジットカードで支払う場合には、手数料が上乗せされたり、使用できるカードが限定されていますので確認が必要です。

支払いプランには、「均等払い」と「ボーナス併用払い」があり、「ボーナス併用払い」はボーナス月の負担が大きくなりますが、月々の支払いは安く抑えることができます。契約途中で変更はできませんので、支払い計画を立て、合う方を選びましょう。

早期解約とそのペナルティ

リースをどうしても中途解約したい時には違約金を支払う必要があります。そのような事態にならないよう、社用車の運用プランを作成し、適切な契約期間を判断して契約をすることが大切です。

また、事故などで車の現状回復が不可能になった場合には、強制的に解約となり違約金が発生する可能性があります。

社用車契約のリスク管理

契約のリスクはあらゆるところに潜んでいます。事前の対策を徹底して万全の備えをしましょう。

トラブル発生時の責任と対応

運転していると様々なトラブルに遭遇する可能性があります。責任の所在を明確にし対応することで、解決を早めることができます。

事故発生時の責任の所在

従業員が業務中に事故を起こした場合、当人だけではなく会社にも責任が発生します。会社が負うべき責任は「使用者責任」と「運行供用者責任」の2種類になります。

「使用者責任」とは、業務中に従業員が他人に損害を与えた場合、事業者も賠償責任を負う法律制度です。通勤中に自家用車で事故を起こした場合も対象となります。

「運行供用者責任」とは、業務時間中に社用車で交通事故を起こした場合、運行を指示し利益を得ている会社に責任が課せられる法律制度です。

トラブル時の責任者特定

会社と従業員の双方が責任を理解し、事故防止策を講じることが重要です。社用車での事故を予防するためには、定期的に交通安全研修を実施して従業員を教育します。

保険と補償の観点からのリスク管理

自動車事故はいつ起こるか分かりません。そして、その際の賠償は高額になることが珍しくありません。会社や従業員の試算だけでは賠償額を払いきれない可能性がありますので、自動車保険の必要性についてしっかりと認識します。

必要な保険種類の選定

自賠責保険とは、自動車を所有する者の加入が義務づけられている法定保険です。加入しないと、罰則として1年以下の懲役または50万円以下の罰金が科せられます。

また、交通違反に該当し、違反点数6点、即30日の免許停止処分となります。そして、加入せずに事故を起こした場合は、被害者に対して全額自己負担となります。

自賠責保険の補償ではカバーできない損害を補うのが任意保険です。自動車を運転する際のリスクに幅広く対応できますので、加入することをお勧めします。

保険契約とリスクカバレッジ

自賠責保険の補償は限定的です。補償限度額は、死亡に対しては最高3000万円、後遺障害による損害に対しては最高4,000万円、傷害に対しては最高120万円となります。相手方に与えた損害に対しての補償をしてくれますが、損害額が補償限度額を超える場合や、自分や同乗者の損害に対しての補償はありません。

一方、任意保険は以下のような補償内容を選択できますので、必要に応じて補償を組み合わせます。

• ①対人賠償保険：相手方を怪我や死亡させた場合、支払う賠償金を補償する。自賠責保険の補償額の不足分を補う。保険金額は無制限とするのが一般的。
• ②無保険車傷害保険：無保険の車や逃走した車によって、自分や同乗者の後遺障害や死亡した場合に支払う賠償金を補償する。自賠責保険の補償額の不足分を補償する。相手が特定できない場合や支払い能力がない場合にも対応する。
• ③対物賠償保険：相手方の車や、建物などの財産を破損した場合、支払う賠償金を補償する。保険金額は無制限とするのが一般的。
• ④車両保険：自分の車が破損した場合、自分の車の修理費用や買い替え費用を補償する。自分の過失や自然災害などにも対応する。保険金額は自分の車の時価額とするのが一般的。
• ⑤人身傷害補償・搭乗者傷害：自分や同乗者が怪我や死亡した場合、治療費や入院費、後遺障害や逸失利益などの損害を補償する。人身傷害補償は実損額を補償し、搭乗者傷害は定額を補償する。
• ⑥各種特約：①〜⑤の基本補償に加えて、自分のニーズに合わせて選べるオプション。「弁護士費用特約」「他車運転特約」「ロードサービス費用特約」などがある。

保険申請とクレーム処理

請求に必要な書類には「保険金請求書」「交通事故証明書」「車検証」「運転免許証・身分証明書」「診断書」などがあります。保険会社と保険内容によって必要書類は変わりますので、保険会社からの指示に従い準備しましょう。保険会社が状況を調査した後に、保険金を支払います。

社用車契約における合意形成と交渉

契約書とは当事者間の合意を文書で明確に記録した書類です。交渉から合意に至るまでの道筋を確認して交渉しましょう。

契約前の交渉戦略

販売店の営業マンは商談のプロです。少しでも良い条件を引き出すには事前に戦略を練る必要があります。

条件交渉の基本

いきあたりばったりではなく、事前に希望を明確にして交渉に臨みます。担当の営業マンと友好的なコミュニケーションを取り、最善の条件を引き出します。

コスト削減のための交渉ポイント

価格交渉で使えるポイントは以下の通りです。

• ①目標額提示：具体的な金額を設定する。営業マンの動機付けになり、納得のいく価格へと効率的に近づけることができる。
• ②購入時期：決算やボーナス支給の時期を狙う。決算期には販売店が売り上げを達成させるためにお得な条件を出してくる。ボーナス期には販売店がセールでお値打ち価格を打ち出してくる。
• ③相見積取得：別系列の販売店から見積もりを取る。営業マンは競争意識から、価格のみならずサービスや特典にも力を入れる可能性がある。
• ④営業マンの紹介：知人に営業マンを紹介してもらう。営業マンは新規客に比べ、信頼のある状態から商談がスタートするため、条件を引き出しやすくなる。

契約内容の合意と署名

社用車購入は決して安い買い物ではありません。全ての内容に納得し合意してから署名するようにします。

契約内容の最終確認

契約書への署名前に確認する項目は以下の通りです。

• ①車両情報：「車種」「グレード」「色」「オプション」「希望番号」などに相違がないかを確認する。
• ②価格情報：「車両価格」「付帯品価格」「値引き価格」「(下取り車あれば)下取り価格」「合計金額」などの金額を見積書と照らし合わせる。
• ③契約情報：「契約の成立時期」「キャンセル料」などを明確にする。

契約書の署名と承認

隅々まで確認をして何も問題がない場合に、最終的に署名をします。自動車の購入は、契約締結後に撤回や解除ができるクーリングオフ制度は対象外となります。

契約の法的拘束力

契約書は当事者間の合意した約束ごとを明確化した書類です。法的拘束力を有しますので不足や不明点の全てを取り除いて契約を実行します。

契約後のフォローアップと評価

契約は締結して終わりではありません。その後は定期的に継続して管理することが必要です。

契約締結後のモニタリング

契約の遵守状況や、契約内容と取引実態の整合性を確認します。具体的には、「契約期間に関する条項」「秘密保持条項」「契約不適合責任に関する条項」「契約解除条項」「損害賠償条項」「不可抗力免責に関する条項」「再委託条項」「地位の譲渡禁止条項」「契約内容の変更に関する条項」「期限の利益喪失条項」などを追跡していきます。

継続的なパートナーシップの構築

契約した販売店と友好関係を保ち、お互いの信頼性を向上させることで、サービスの充実を図ってもらえる可能性もあります。

まとめ

これまで社用車の契約について説明してきました。一度購入すれば、何年も会社の事業活動に重要な働きをしてくれるのが社用車です。安い買い物ではありませんから、納得のいく契約が締結できるように、契約前の準備から契約後のフォローまで、しっかりと取り組みましょう。