社用車にGPSを導入するメリットや注意点を解説

oPPice編集部

社用車にGPSを導入するメリット

社用車にGPSを導入するとさまざまなメリットがあります。ここでは、主なポイントをひとつひとつ説明していきます。

リアルタイムで位置を把握することができる

GPSを利用することで、社用車の現在位置をリアルタイムで把握できます。これは単なる位置情報の取得にとどまらず、企業の業務効率化と顧客サービスの向上に大きく貢献する可能性があります。

たとえば、配送業務において荷物の到着予定時刻を正確に把握できることは、顧客満足度の向上に直結するでしょう。急な問い合わせにも現在地を即座に確認できるため、的確な回答が可能です。運行状況をリアルタイムでモニタリングでき、突発的な渋滞や事故による遅延にも柔軟に対応できる体制を整えられます。

また、従来の勘と経験に頼った営業巡回活動から、データに基づいた効率的な行動計画の立案が可能となります。走行履歴を分析することで、最適な訪問ルートの策定や、営業時間の効果的な配分といった戦略的なアプローチの実現が可能です。

管理面においても、GPSシステムは大きな価値を提供します。社用車の移動経路を可視化することで、不必要な迂回やプライベート利用を防止できます。また、燃料費の削減にもつながるため、環境への配慮という観点からも重要な取り組みといえるでしょう。

業務効率化を図れる

GPSを利用することで、業務の効率化を図れます。最適なルートを選定できるため、移動時間の短縮と燃料費の削減が可能です。たとえば、複数の配送先や訪問先がある場合でも、GPSを使えば迅速に最短ルートを決められるため、全体的な業務効率が改善されます。結果として、無駄な時間を削減し業務の生産性を向上させられるのです。

また、GPSが搭載された車両管理システムを導入すれば、走行ルートの履歴を確認することが可能です。これにより社用車の運用を効率的に行え、リアルタイムで従業員の動向を把握し、必要に応じて的確な指示を出せます。土地勘のない場所でも最短ルートを選定し、余計な遠回りや時間のロスを軽減します。

さらに、配送業務においてGPSの利用により配送効率が向上し、顧客への迅速な対応が可能となります。事故渋滞や自然災害に巻き込まれた場合でも、GPSを利用し迅速に現場の状況を把握して関係部署と情報を共有することで、適切な対応が取れます。企業のサービス品質向上や顧客満足度の向上に寄与するでしょう。

安全性の向上につながる

GPSを利用することで安全性の向上につながります。車両の位置情報をリアルタイムで把握できるため、事故やトラブル発生時に迅速な対応ができるのです。

GPSと連動した車両管理システムを導入すれば、運転行動の可視化により、急加速や急ブレーキといった危険運転の傾向を詳細に分析できるため、運転手一人ひとりに最適な指導が可能です。録画されているという意識が自然と安全運転への意欲を高め、事故防止の抑止力となります。

また、事故の多発地点や渋滞情報といったデータを事前に共有することで、危険回避や運転手の安全意識の向上につながります。

GPSで得られたデータにより、運転手自身が自らの運転スタイルを客観的に確認できることで安全意識が自然と高まり、事故リスクの低減につながるでしょう。

コストを削減できる

GPSを利用することでコストの削減につながります。効率的な運行が可能となり、燃料費やメンテナンス費用を大幅に抑えられます。

たとえば、GPSのデータを活用することで最短かつ最適なルートを選ぶことができるので、ガソリン代の節約になります。特にガソリン価格が上昇している現在、燃料費の削減は社用車を多く保有する企業にとって重要です。

また、GPSデータと車両管理システムを連動させるとメンテナンススケジュールの管理が可能になり、予期せぬ故障を未然に防ぎ修理費用の負担を軽減する効果があります。それに加え、ドラレコと連動させれば、運転が常に記録されていることでドライバーが安全運転を意識するようになり事故リスクが低減され、事故の修理代抑制が可能です。

運転の安全性が向上することで、自動車保険の等級が上がり、保険料負担の軽減も期待できます。複数台の車を保有する企業においては、大きな経済効果が期待できるでしょう。

データを分析して活用できる

GPSから得られるデータは、運行管理やビジネス戦略において非常に有用です。日報や月報の作成が自動化されることで、管理者や運転者の業務負担を軽減します。走行距離や走行時間が自動で反映されるため、手作業によるデータ入力のミスがなくなり、より正確な報告が可能になります。

データを活用すれば、前述したように効率的な運用計画の策定や問題点の発見と改善につながり、業務の効率化を推進できます。また、燃費の改善やCO2排出量の削減といった環境面での効果もあります。

CSVやExcel形式での出力も可能なため、柔軟な運用が可能となります。

法令遵守のサポート

GPSを利用することで、運行記録や労働時間の管理が容易になり、適切な法令遵守をサポートします。

特に運輸業界では、企業としての信用を維持するために法令遵守は極めて重要です。GPSと連動した車両管理システムの車両モニタリング機能により、車両のリアルタイム位置情報を把握し、スピードや走行時間、走行距離などの詳細なデータを簡単に管理できます。これにより、運行記録や労働時間の正確な管理が可能となり、監査や報告作業が効率化されます。

また、GPSによって得られたデータは自動的に保存されるため、改ざんのリスクがないことも安心です。

社用車にGPSを導入する際の注意点

社用車にGPSを導入する際の注意点について説明します。

従業員に通知せずに設置しない

社用車にGPSを導入する際には、従業員への通知が必要です。業務時間中に社用車の位置情報を把握する目的でGPSを利用することは法的に許可されています。

労働契約法第1条では、労働者が労働契約に基づき使用者の指揮命令に従って労働する義務があるとされており、勤務時間中には会社の指示に従うことが求められます。そのため、業務の効率化や指示のためにGPSを用いることは労務管理の一環といえます。

しかし、従業員に無断でGPSを設置し業務状況をこっそり監視することや、勤務時間外まで行動を追跡することはプライバシーの侵害にあたり、違法となる可能性があります。また、GPSを使った管理も適切な範囲に限定されなければなりません。

たとえば、休憩時間の取得に対して過度な制限をかけたり、不必要な干渉が行われたりすると、パワハラと見なされることもあります。

また、通知を行うことは従業員の信頼を得るためにも重要です。事前にGPSの目的や使用範囲を明確に伝えることで、従業員の理解と協力を促進し、モチベーションの低下や離職を避けることにもつながります。法的な遵守に加え、健全な労働環境を構築するためには、透明性を確保し、従業員との信頼関係を築くことが重要です。

従業員へのプライバシーの配慮をする

社用車にGPSを導入する際には、従業員が安心して社用車を利用できるように、プライバシーに配慮することを約束しましょう。GPSの利用が従業員のプライバシーに与える影響を最小限に抑えるためには、まず従業員とのコミュニケーションが重要となります。特に社用車が私用にも使われる場合、位置情報の取り扱いについて事前に理解と同意を得ることが必要です。

使用のルールを明確にすることも重要です。たとえば、GPSの利用は業務時間内に限定し、取得したデータは従業員のプライバシーを尊重して適切に利用することを徹底しましょう。さらに、データ管理において、業務時間内であっても細かい行動の把握や指摘は避け、従業員が不安を感じないような配慮が求められます。

自家用車を社用車として使う場合、勤務時間外はGPSの電源を切るなどの措置が考えられます。こうした配慮を施し、企業と従業員双方が安心して利用できる環境を整えることが大切です。従業員と情報を共有し、使用に関するルールを明文化することにより、誤解やトラブルを未然に防ぐことが可能となります。

データの管理とセキュリティ

GPSから得られるデータは貴重な資産ですが、その管理には慎重さが求められます。社用車の位置情報は、業務効率化や安全管理に不可欠な要素である一方、従業員のプライバシーに深く関わる情報でもあるからです。

データの取り扱いにおいては、情報が持つプライバシーリスクを十分に認識する必要があります。特に加工前のデータは、それ自体が個人を特定できる可能性を持つため、厳密に分離して保管することが望ましく、不要なものは速やかに破棄する運用が求められます。

保管にあたっては、情報漏洩や不正アクセスを防ぐためのセキュリティ対策を講じなければなりません。具体的には、データへのアクセス権限を必要最小限の担当者に限定し、暗号化やパスワード保護などの技術的対策を実施します。常に最新の脅威に対応できる体制を整えることが大切です。

自社に合うシステムを選定する

市場にはさまざまなGPSシステムが存在します。機能や料金、サポート体制を比較検討し、自社の業務形態に合った最適なシステムを選ぶことが重要です。

GPSの導入は単なる位置情報の把握にとどまりません。適切なシステムを選定することで、運行管理の効率化から事故防止まで、幅広い課題解決につながるのです。

システム選びは精度の高さとリアルタイム性を重視しましょう。正確な位置情報をリアルタイムで把握できれば、急なルート変更や緊急時の対応も素早く行えます。加えて、直感的な操作性も重要な判断基準となります。運行管理者が煩雑な操作に時間を取られては、本来の業務に支障をきたしかねないからです。

また、導入後の安定運用を見据え、充実したサポート体制を持つメーカーを選ぶことをおすすめします。システムトラブルが発生した際の迅速な対応は、業務を円滑に行う重要な要素となります。

導入による業務効率化や安全性向上がもたらす長期的なメリットを考慮した判断が求められます。自社の車両台数や運用形態に応じて、費用対効果の高いシステムを見極めることが大切です。

複数のシステムを比較検討する際は、デモ版の利用や他社の導入事例なども参考にしながら、総合的な判断を行うことをおすすめします。

社用車のGPSを選ぶ際にチェックすべきポイント

社用車のGPSを選ぶ際にチェックすべきポイントについて説明します。

機能

前述のGPSを導入するメリットで紹介した、GPSシステムが提供する機能を確認しましょう。

リアルタイム追跡機能

車両の現在地をいつでも確認できるため、効率的な車両管理が可能です。

ルート最適化の機能

最短ルートの提案や渋滞回避が可能となり移動の効率化に寄与します。

運転行動のモニタリング機能

急加速や急ブレーキの頻度を記録し、安全運転の維持につながります。これにより、運転者の行動を可視化し改善を促せます。

メンテナンス管理機能

車両のメンテナンススケジュールを効果的に管理できるため、車両の維持には欠かせません。

こうした機能は、自社の業務形態や目的に応じて選択することが重要です。社用車の効率的な運用を支えるためには、これらの機能がどのように活用されるかを理解し、適切なシステム選びを進める必要があります。

使いやすさ

GPSシステムの使いやすさは重要なポイントです。最近の車両管理システムは直感的な操作性を重視しており、IT機器に不慣れな従業員でも容易に使いこなせる仕様が一般的になっています。

従来のような大掛かりな車載器の設置や複雑な工事は不要です。最新のGPSデバイスは手のひらサイズまでコンパクト化され、従業員自身で簡単に装着できます。スマートフォンアプリとの連携機能も充実しており、運転手は自身のスマートフォンから必要な情報にスムーズにアクセスすることが可能です。

システムの使いやすさだけでなく、導入後のサポート体制も確認しましょう。初期設定時の車両データ移行やシステム構築には、専門的なサポートが必要になることも少なくありません。

24時間対応の問い合わせ窓口や、オンラインでのトラブルシューティングガイド、定期的なシステム講習会の実施など、充実したサポートメニューを備えているかどうかは欠かせない判断材料となります。

GPSを設置するためのツール

社用車にGPSを設置する方法として主にドライブレコーダー、GPS追跡アプリ、車両管理システムの3つが挙げられます。

ドライブレコーダー

GPS搭載のドライブレコーダーは車両の位置情報だけではなく、日付や時間、走行ルート、撮影地点、走行速度など、多岐にわたる情報を記録します。この機能により、交通事故や問題発生時には、確かな証拠映像として活用でき、トラブルの解決に役立ちます。

また、上位の機種では安全運転支援機能が備わっており、車線逸脱や前方車両との接近時にはアラートを発することで、事故の未然防止も期待されます。こうした機能は、社用車の運用において特に有効であり、安全性の向上だけでなく、運行管理の効率化にも寄与します。社用車の導入を考える際には、機能の幅広さや安全運転支援の有無を基準に選定するとよいでしょう。

ドライブレコーダーについてはこちらの記事もご覧ください。
https://oppice.parkingmarket.co.jp/article/manegement/1054/

GPS追跡アプリ

GPS追跡アプリは、スマートフォン一つで車両の位置情報や走行履歴を手軽に管理できるツールです。ドライブレコーダーと比べると、専用機器の取り付けが不要で、導入コストを大幅に抑えられるメリットがあります。

位置情報の取得にとどまらず、多彩な機能を備えたアプリが登場しています。たとえば、運転者の始業前後のアルコールチェックをスマートフォンで完結できる機能や、走行距離や経路を自動で記録して運転日報を作成する機能など、業務効率を高める要素が充実しているのが特徴です。

また、リアルタイムのナビゲーション機能を搭載したアプリも増えており、一つのアプリで運行管理から目的地案内まで一貫して対応できます。

車両管理システム

車両管理システムは、社用車の運用を効率化し、安全運転の促進や業務負担の軽減を実現するために適したツールです。

このシステムには、車両の予約・管理、アルコールチェックの実施、運転日報の作成・管理、車検および免許証の有効期限の管理など、車両管理に必要な多岐にわたる機能があり、その中にGPSも含まれています。

これらを一元的に管理することで、業務効率の向上が期待できます。また、GPS技術を活用したサービスにより、車両の運用状況をリアルタイムで把握することが可能となり、さらなる効率化を図れます。

車両管理システムについてはこちらの記事もご覧ください。
https://oppice.parkingmarket.co.jp/article/maintenance/924/

コスト

GPSの導入にかかるコストをしっかりと見積もることが重要です。導入を検討する際は、初期費用や月額費用、運用費用といった段階的に必要となる支出を把握しておく必要があります。

初期費用には、車両に設置する専用デバイスやドライブレコーダー、デジタルタコグラフなどのハードウェア購入費に加え、システムの設定や取り付け工事費が含まれます。また、運用開始後は定期的なシステムのメンテナンスやソフトウェアのアップデート費用も見込んでおきましょう。

スマートフォンアプリを活用するタイプでは、専用機器の購入は不要ですが、社用端末の準備や通信環境の整備が必要です。短期での利用を想定している場合は、機器購入ではなくレンタルプランの活用も視野に入れるとよいでしょう。導入に際しては、こうした諸経費を総合的に検討し、長期的な視点で費用対効果を判断することが賢明です。

まとめ

社用車へのGPS導入は、業務効率化や安全運転促進、コスト削減など多くのメリットをもたらします。しかし、従業員のプライバシーへの配慮や適切なデータ管理が重要です。

導入時には、自社のニーズに合った機能や使いやすさ、セキュリティ、コストを十分に検討しましょう。適切に運用することで、企業の競争力向上と従業員の安全確保を両立させられます。

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